收发文处理工作规范

回到目录

一、收文办理

（一）对收到的所有文件、材料，机要人员都要及时签收，并按规定拆封、编号、登记，办公室领导签注分发意见后分发。

1、由专人每天及时下载网上相关文件，按需要数量印制，并按规定编号、登记、由办公室领导注批注办。

2、其它纸质载体文件（包括传真）、资料均由专人签收并按规定登记，由办公室领导注批注办。办理完毕后，存档案室。

（二）公文分送传阅主要采用轮转或传阅法，自始至终由机要人员接交传送、阅示人员之间不能横向传文。

（三）当日收到公文，当日分送完毕，每卷所装文件不宜过多；传阅件要分主次缓急排列，急件在两小时之内送达，密件要专人专卷；每日上、下午各查看一次阅卷情况，提醒领导及时阅批急件和重要文件。

（四）一般情况下，传阅件依照先主要领导，再分管领导，后其他领导次序传送；特殊情况下，也可采用谁在谁先看，谁有时间谁先看的办法传送。

（五）阅退的文件如有领导批示，应立即登记，并按批示办理，且及时将办理情况向作出批示的领导汇报。

二、发文办理

（一）学院党委和学院的发文除部门代拟稿外，一般由党委办公室和学院办公室拟稿。

（二）拟稿应本着“谁主办，谁拟稿”的原则，按现行的国家行政机关公文管理的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，用语应力求准确精练。

（三）对学院各部门代学院党委和学院行政起草的文稿或以学院党委和学院名义转发的报告、请示等，办公室要认真把好政策、文字、格式关。

（四）发出文件必须按照规定的职责权限签发。

1、学院党委和学院文件：①重大事项、综合性、全面性问题的文件，分别由党委书记或院长审批、签发；②关于某方面工作的文件，由学院分管领导签发；③涉及两位或两位以上院领导分管工作的文件，由学院党委书记、院长审批签发，或由相关领导会签。

2、学院文件存档：①按档案管理要求留存2份。②办公室要将所有的文件另保留1份备查。编号文件按文头及编号顺序入档，非编号文件按时间序列入档。

（五）文件、材料的校对，采取交叉核对的办法，严格做好各类文件、材料的校对工作。

（六）打印室必须将办公室印发的所有文件规范存盘，便于随时查阅。