档案管理规章制度

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立卷归档制度

一、凡属我院和各部门在公务活动中形成使用、已办理完毕且具有利用价值的文字材料（包括上、下级、同级单位来文）都属于归档范围。

二、各部门必需根据文书立卷归档的有关规定，将签发稿和有关材料及时收集齐全，按立卷类目，立卷归档。

三、本院所形成的文件必须有领导签字，做到用钢笔或毛笔书写，字迹工整，文件标题、作者、字号、时间等齐全。

四、各部门的文件进行立卷归档后，于次年的1月底前，向档案室移交完毕，个人不得保留应存档的公文。

五、归档质量要求：

1、应归案的文件收集齐全、完整，按照文件内容分别组卷。力求准确、并保持文件间的联系，排列有序，体现本部门活动的真实情况。

2、应准确编写目录号，卷页号，案卷标题要求精练、确切。

3、案卷装订整齐美观，保管期限准确。

档案保管、统计制度

    为防止和减少档案的损坏，延长其使用寿命，保护档案的完整与安全，提高档案的管理水平，特制定本制度。

一、档案保管制度

1、档案室应绘制案卷存放示意图。

2、立卷归档的档案一律使用地区档案局统一制作的卷皮、卷内目录、备考表。

3、建立全宗卷，内存部门档案的立卷说明、分类方案、鉴定证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

4、档案库房内设温、湿度计，坚持观测、做好温、湿度登记，适时调节温湿度，尽可能达到库房管理标准。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆、危险品及杂物。

6、经常保持库房内清洁卫生。注意防火、防盗、防高温、防尘、防虫、防有害气体、防鼠害。

7、定期或不定期地对档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取措施，确保档案安全。

8、借阅档案要严格登记手续，避免利用、借阅中发生错误、损毁事故。

二、档案统计制度

1、档案统计工作遵循准确、及时和连续性的要求。

2、建立档案的收进、移出、利用等情况统计，并坚持做好平时的各项统计工作的登记。

3、准确编制档案工作统计年报，即时上报市档案局或有关部门。

4、严格交接手续，档案人员工作变动或较长时间离开岗位时，必须按目录进行认真核对，待办清手续后才能离开。

档案查阅、利用制度

一、凡本院教职工，因工作需要，均可查阅或借阅本机关的档案。

二、档案工作人员应努力熟悉室藏档案，不断提高工作效率，积极搞好档案提供利用；主动了解各部门工作重点和领导的需要，尽可能的提供比较系统、全面的档案材料，力争满足领导决策和各项工作需要。

三、学院各部门查阅利用一般档案，口头说明即可利用，查阅秘密或机密档案，须经院领导审核批准。

四、外单位来我院查阅利用档案，须持单位介绍信，并经办公室主任或院领导同意。

五、本室档案资料，一般应在档案查阅室内查阅、摘抄，不得借出，确因工作需要借出的，由分管领导同意，办理借阅手续，用后归还（时间一般不超过三天）。

六、利用者一定要爱护档案，不准在档案上随意写字、划线、折叠，更不准批注、涂改、抽页。违者，将依照《档案法》的有关规定追究责任。归还档案时做到完整无误。

七、利用者必须认真填写档案查阅登记表和利用档案资料效果登记表。

八、对利用完毕的档案要认真检查（尤其是借出档案）是否受污染、损坏。如遇有问题，及时汇报解决。

九、利用完毕的档案要当日归位，不得乱放。

档案保密、保卫制度

    为做好档案的保密、保卫工作，有效地保障档案的秘密和安全，特制定本制度。

一、保密工作

1、认真学习、贯彻、执行《保密法》和《档案法》及上级有关档案、保密工作的指示、规定，不断增强保密法律意识，确保档案和档案秘密的安全。

2、档案工作人员要严格遵守保密纪律，不得泄密。

3、切实加强对秘密、机密文件、资料的管理，严格登记、借阅、清退、保管等工作，凡查阅秘密、机密档案、资料，应严格按有关规定办理，不符合查阅手续的不予查阅。

4、利用档案时，不得随意携带档案外出或转借他人。

5、下班或使用档案后，应及时放入柜内，不能随意乱放。

6、非档案管理工作人员不得随意进入档案室和翻阅档案；档案工作人员不得在公共场所和家庭、亲友面前谈说档案秘密。

7、如有泄密事件发生，必须及时向有关领导和部门报告，查明原因，采取有效措施，尽力挽回损失，并按有关规定对当事人进行处理。

二、保卫工作

1、档案室为学院保卫重点部位，档案工作人员，应尽职尽责，切实搞好档案的保卫工作，确保档案的完整与安全。

2、加强安全防范，下班前一定要关好电源、门窗。

3、非因工作需要，无关人员不得进入档案室，不在档案室接待私人来客。

4、节、假日期间，档案室的保卫工作应作为值班人员的重点，切忌麻痹大意。

5、经常注意消除档案室周围的杂物、易燃物、易爆物品和其它不安全隐患，配置必要的设施，确保档案的安全。

6、注意保持档案室内的安静、清洁卫生，严禁吸烟。